Administratief Assistant / Management Assistant

Administratief Assistant / Management Assistant

Ter ondersteuning van onze Chief Financial Officer (CFO) zoeken wij vandaag een Management Assistant. In deze rol heb je een zeer boeiend en afwisselend takenpakket en help je mee de operationele werking van de afdeling vlot te laten verlopen. Je ondersteunt het management in allerlei administratieve taken zodat deze zich volledig kan inzetten op het aansturen van de afdeling.  Je rapporteert aan de CFO.

Taken

• Je organiseert vergaderingen, boekt de nodige ruimtes en bereidt de documenten voor.  Je zorgt ervoor dat al het nodige materiaal voor handen is
• Je beheert de agenda’s en zorgt ervoor dat deze logisch en efficiënt worden ingepland in functie van het verlichten van de workload
• Je communiceert vlot en duidelijk naar andere medewerkers, afdelingen en stakeholders in de organisatie (nationaal en internationaal)
• Je voert bestellingen door, creëert purchase orders in SAP voor diensten en materialen en volgt deze op
• Je behandelt het inkomende e-mail- en telefoonverkeer van de Senior Finance Leaders
• Je geeft input voor het onderhouden en updaten van het Intranet
• Je maakt powerpoint presentaties, organization charts, spreadsheets, verslagen,… op vraag van het management
• Je zorgt voor het aanmelden en verwelkomen van bezoekers op kantoor
• Je zorgt ervoor dat de afdeling op een efficiënte manier kan werken door het nodige kantoormateriaal te voorzien en praktische zaken af te handelen
• Je organiseert business reizen en voorziet gerelateerde activiteiten zoals hotelboekingen, vervoer, maaltijden,…
• Je bent dé contactpersoon voor wat betreft alle administratieve topics voor de afdeling
• Je werkt mee aan het optimaliseren van de werkprocessen en zorgt ervoor dat je deze goed kent en begrijpt
• Je assisteert bij ad hoc projecten en taken die worden toegewezen door het management

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelor in Office Management of gelijkaardig, of je hebt ervaring in een gelijkaardige functie
• Je bent communicatief sterk, zowel in het Nederlands als in het Engels
• Je hebt een goede kennis van MS Word, Excel en PowerPoint
• Ervaring en kennis van SAP is een plus
• Je bent discreet
• Je bent sterk in plannen en organiseren
• Je bent flexibel ingesteld en in staat om werklast efficiënt te managen door prioriteiten te stellen
• Je bent servicegericht en haalt energie uit het ondersteunen van je collega’s

Aanbod en toekomstperspectief

• Agfa is een bedrijf dat investeert in jou talent. Wil je mee aan de kar trekken en een voortrekkersrol opnemen op termijn? Je verantwoordelijkheden stijgen naarmate je expertise verwerft.
• We zijn een chemisch bedrijf in het hart van Antwerpen, waar ruimte is voor eigen inbreng, groei, en een aangename work-life balance. Daarbij bieden we voor deze functie een baremiek salaris aangevuld met extralegale voordelen.

Interesse?

• Ben je enthousiast geworden door deze korte omschrijving? Dan zit je hier goed. We begrijpen we dat een job meer is dan een vacature. Daarom willen we graag persoonlijk met je in gesprek gaan om je meer inzicht te geven in je taken, verantwoordelijkheden en groeimogelijkheden binnen ons bedrijf. Aarzel dus niet en reageer direct!