Administration Assistant

De functie van Admin Support is een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van Digital Printing Solutions. Je combineert de administratieve ondersteuning van de verschillende technische en commerciële afdelingen. Als Admin Support DPS ben je een spil in de dagelijkse operationele activiteiten van DPS en ben je hun eerste aanspreekpunt.

Taken

• Je wordt een expert user in SAP voor het bestellen van printers, spare parts, kantoorbenodigheden,… voor de verschillende departementen binnen DPS
• Je zorgt ervoor dat alle leveranciers gekend en aangemaakt worden in SAP.
• Je beheert de voorraad van kantoorbenodigheden en PBM’s (Persoonlijke Beschermings Middelen)
• Je neemt initiatief om de nodige besteltools en processen te leren kennen en te gebruiken om efficiënt bestellingen te plaatsen (SRM, Configurator, SAP applicaties, Apache)
• Je verzorgt eveneens de logistiek van verzendingen naar en van Agfa en je maakt de juiste verzendingsdocumenten klaar. Je bent het aanspreekpunt voor de goederenverzendingen van en naar Mortsel voor DPS.
• Je vraagt offertes op per email/telefoon en je woont vergaderingen bij met externe leveranciers.
• Je woont ARBO meetings bij om de correcte info over nieuwe/toegelaten PBM’s te borgen en je zorgt dat de juiste PBM’s in voorraad aanwezig zijn.
• Je bent het aanspreekpunt voor klantenbezoeken in het DPS customer visit center zowel voor onze sales als onze klanten en staat in voor de hospitality.
• Je ondersteunt bij de praktische voorbereidingen en de organisatie van marketing & sales events zowel voor interne (vb. sales meetings) als externe klanten (vb. customer experience days)
• Je waakt mee over de orde en netheid (5s approach) van het DPS customer visit center en de demo ruimtes
• Je wordt de contactpersoon voor de boekhouding met betrekking tot openstaande facturen en betalingen.
• Je organiseert business trips (planning & booking en communicatie met sales/klanten) en zorgt voor onze klanten voor de nodige taxi’s en hotels

Profiel

Zorg jij graag dat alles op rolletjes loopt en ben je sterk in administratieve taken? Dan is de functie van Adminstration Assistant echt iets voor jou. Een geschikte kandidaat bezit verder de volgende kwaliteiten:

• Diploma in bedrijfsorganisatie/-administratie, of gelijkwaardig door ervaring;
• Ervaring en kennis van SAP is een plus;
• Goede kennis van MS Word, Excel and PowerPoint;
• Je bent een teamplayer in hart en nieren, maar je kan ook zelfstandig  en pro-actief aan de slag;

• Je bent iemand die van aanpakken weet op een vriendelijke en tactvolle manier;
• Je munt uit in planning en organisatie;
• Je houdt, van nature uit, van duidelijke structuren en je bent gedreven om ze te bewaken en te optimaliseren zonder aan efficiëntie in te boeten;
• Je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk;
• Je werkt nauwkeurig en hebt sterke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels
• Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen;
• Je bent stressbestendig en kritisch ingesteld
   

Aanbod en toekomstperspectief

Agfa is vandaag een bedrijf dat investeert in jong talent. Wil je mee aan de kar trekken en een voortrekkersrol opnemen op termijn? Je verantwoordelijkheden stijgen naarmate je expertise verwerft.

We zijn een chemisch bedrijf in het hart van Antwerpen, waar ruimte is voor eigen inbreng, groei, en een aangenamen work-life balance. Daarbij bieden we voor deze functie een baremiek salaris aangevuld met extralegale voordelen.